9 mẹo quản lý ảnh hiệu quả

Ngày nay với sự tiện dụng của máy tính và các phần mềm hỗ trợ, đôi khi người chụp ảnh lại tiêu tốn nhiều thời gian ngồi trước máy tính hơn là thời gian cầm máy đi chụp. Với việc chỉnh sửa ảnh, in ảnh hay quản lý, tìm kiếm ảnh, nếu không tổ chức một cách khoa học, thời gian của bạn sẽ trôi đi một cách vô ích.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý ảnh hiệu quả hơn.

1. Để mọi thiết bị đúng chỗ

Sau một ngày dài đi chụp đầy mệt mỏi, bạn chỉ muốn vào nhà rồi quăng túi máy ảnh ở bất kỳ góc phòng nào. Tuy nhiên, đây là một thói quen không tốt. Bạn nên có những chỗ cố định, ngăn cố định để các thiết bị như thân máy, ống kính, kính lọc, đèn… tất cả đều cần có một chỗ riêng của mình.

Như thế, mỗi lần cần đi chụp ảnh, bạn sẽ không phải tốn công sức tìm kiếm xem liệu mình để cái này ở đâu, cái kia ở chỗ nào hay phải lục lọi hết túi này đến túi khác để tìm pin hay kính lọc chẳng hạn. Thói quen gọn gàng không những giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhanh chóng lên đường mà còn giúp tránh được việc thi thoảng lại mất những món đồ tuy nhỏ nhưng đầy giá trị chỉ vì không biết đã để nó ở đâu.

2. Trung thành với một phần mềm quản lý ảnh

Hãy tìm kiếm và thử nghiệm các phần mềm quản lý ảnh và khi đã thỏa mãn thì nên chỉ sử dụng phần mềm đó cho tất cả các hoạt động sau này. Có rất nhiều phần mềm trên thị trường như Aperture, Photo Mechanic nhưng Adobe Photoshop Lightroom có vẻ là phần mềm quản lý và xử lý hiệu quả nhất.

Việc sử dụng cùng một chương trình giúp bạn hình thành sẵn một quy trình xử lý và tìm kiếm ảnh, giúp tiết kiệm thời gian mày mò những lần sau. Việc sử dụng chương trình quen thuộc còn cho phép tổ chức ảnh theo tên file, từ khóa, các thẻ dữ liệu hay xếp hạng ảnh một cách nhanh chóng và dễ dàng.

3. Đặt tên file một cách cụ thể và có mục đích

Không nên đặt tên file chỉ theo tên đối tượng đơn thuần, nếu bạn không muốn lần sau sẽ không biết tìm chính xác mình cần là gì. Thay vào đó sử dụng thành phần ngày tháng (kiểu năm, tháng, ngày để phần mềm tự đông sắp xếp), phần mô tả, số thứ tự để việc quản lý cũng như tìm kiếm được hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu bạn chụp ảnh con mèo, nên đặt tên theo kiểu 20090428_meoden_001.jpg thay vì chỉ đặt meoden.jpg.

Cách đặt tên file thống nhất giúp bạn dễ dàng tìm được hình ảnh cần thiết khi cần, tránh việc tạo những bức ảnh có tên trùng nhau, và có thể hình dung về bức ảnh ngay khi nhìn vào tên file của nó.

4. Thiết lập một nguyên tắc nhập ảnh

Khâu nhập ảnh vào máy tính cũng không kém phần quan trọng. Nên sử dụng hệ thống tên thư mục theo cách thức như kiểu đặt tên file. Hết sức tránh đặt tên hay copy nguyên thư mục mặc định của máy ảnh (kiểu DCIM) hoặc để mặc máy tính tự chuyển vào một thư mục có cái tên chung chung kiểu như "Pictures".

Việc tên file chung cấu trúc với tên thư mục sẽ giúp tìm ảnh rất dễ dàng. Không sử dụng thư mục mặc định DCIM giúp bạn không bị ghi đè khi copy nguyên cả thư mục từ thẻ nhớ vào máy tính. Lựa chọn một ổ lưu trữ ngoài để lưu ảnh cũng là một giải pháp tốt tránh cho việc ổ cứng sẽ đầy lên nhanh chóng, làm giảm hiệu suất hoạt động của máy tính.

5. Sử dụng từ khóa

Sử dụng các từ khóa chuyên biệt để đính vào file ảnh bằng phần mềm quản lý. Từ khóa này có thể gồm màu sắc (như đỏ), đối tượng (trang trại, nhà…) hay kiểu ảnh (phong cảnh, chân dung …).

Từ khóa giúp bạn tìm kiếm dễ dàng một bức ảnh cụ thể đề cập đến một vấn đề cụ thể. Chẳng hạn, muốn tìm các bức ảnh liên quan đến các ngôi nhà, bạn chỉ việc gõ từ "nhà" vào phần tìm kiếm của phần mềm quản lý ảnh, một danh sách dài các file sẽ hiện ra và bạn chỉ việc chọn ảnh phù hợp.

6. Xây dựng hệ thống xếp hạng cho ảnh

Lựa chọn cách xếp hạng ảnh và phân loại theo dạng dùng các ngôi sao, màu sắc hay cờ… đồng thời có một chú thích nhỏ gắn trên màn hình về việc ý nghĩa của từng biểu tượng xếp hạng này. Chẳng hạn, một sao là ảnh kém chất lượng, hay dùng màu đỏ có nghĩa là bức ảnh có giá trị.

Với sự tiện dụng của máy ảnh số, việc cùng một cảnh có thể có tới vài chục tấm hình chụp liên tiếp nhau là điều bình thường. Nhưng vấn đề khó khăn sau này là trong loạt ảnh đó bức nào đẹp nhất. Lúc này hệ thống xếp hạng sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn tìm kiếm ảnh cần một cách nhanh chóng mà không mất công đi tìm giữa một rừng ảnh hao hao như nhau.

7. Chèn các "siêu dữ liệu" vào file ảnh

Luôn chèn các thông tin "siêu dữ liệu" vào ảnh, như tên, liên hệ, bản quyền… hay thậm chí là website, số điện thoại, địa chỉ e-mail, hay bất cứ thứ gì khác.

Khi bạn gửi ảnh tới cho các tạp chí chuyên đề hay cho mọi người, bạn sẽ luôn được đảm bảo là thông tin của mình đã được gắn kèm bên trong file ảnh. Nếu một biên tập viên nào muốn dùng ảnh của bạn, họ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin để liên hệ lại. Việc có đầy đủ thông tin cũng sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề bản quyền ảnh phức tạp khi xảy ra tranh chấp.

8. Lưu dự phòng các bức ảnh

Luôn luôn lưu dự phòng ảnh sang ổ cứng lắp ngoài đề phòng mất dữ liệu do hỏng máy tính và cũng để bảo toàn file gốc. Một điều đáng lưu ý là nếu lưu vào CD hay ổ cứng thì cũng luôn nhớ đặt tên theo một hệ thống thống nhất giúp bạn có thể dễ dàng biết trong ổ cứng hay ổ CD đó có chứa những ảnh gì.

Ổ cứng của bạn sẽ có ngày bị hỏng và việc phục hồi dữ liệu từ đây sẽ rất mất thời gian. Lúc này giải pháp ổ backup sẽ phát huy được ý nghĩa tiết kiệm thời gian của mình. Nhưng nên nhớ cần backup liên tục, tránh việc để quá lâu mới tiến hành sao lưu, bạn sẽ phải ngồi chờ hàng giờ cho việc backup hàng gigabyte dữ liệu.

9. Lưu trữ giấy tờ gọn gàng

Không chỉ có máy tính. Hãy mua một tủ hồ sơ, lưu giữ tất cả các Hướng dẫn sử dụng máy ảnh, hóa đơn, chi phí và tất cả những gì liên quan đến ảnh trong một kẹp tài liệu. Kể cả khi in ảnh bạn cũng nên có riêng những cặp tài liệu được đánh số về thông tin của những bức ảnh đã rửa.

Khi có bất cứ vấn đề gì liên quan đến máy ảnh bạn đang dùng, bạn cũng có thể dễ dàng lấy được tài liệu cần tìm. Ngoài ra vào cuối năm nếu có được hoàn thuế thì bạn cũng có thể dễ dàng tìm lại đống hóa đơn đã chi phí cho công việc ảnh của mình.